Kontrahent wystawia fakturę i przesyła ją do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dokument zostaje poprawnie przyjęty przez system i uzyskuje numer identyfikacyjny. Problem polega na tym, że w Twojej firmie… nikt o tym nie wie. Pracownik odpowiedzialny za księgowość jest na urlopie, osoba zastępująca nie ma odpowiednich uprawnień, a biuro rachunkowe nie zostało upoważnione do odbioru faktur albo zakres pełnomocnictwa jest niewystarczający. Czy w takiej sytuacji można powiedzieć, że faktura nie została doręczona? Niestety – nie.
Kiedy faktura jest uznawana za doręczoną?
W przypadku KSeF moment doręczenia nie zależy od tego, czy przedsiębiorca faktycznie zapoznał się z dokumentem.
Jeżeli faktura została prawidłowo przesłana do systemu i otrzymała numer KSeF, uznaje się ją za doręczoną zgodnie z zasadami obowiązującymi w systemie.
Oznacza to, że brak wiedzy o pojawieniu się faktury w KSeF nie powoduje, że termin płatności, rozliczenia podatku czy innych obowiązków zostaje automatycznie przesunięty.
To jedna z największych zmian organizacyjnych, jakie wprowadza KSeF.
Dlaczego to jest ryzykowne?
Brak regularnego monitorowania KSeF może prowadzić do wielu problemów, między innymi:
- opóźnienia w płatnościach,
- nieterminowego ujęcia kosztów,
- problemów z rozliczeniem VAT,
- utraty kontroli nad zobowiązaniami,
- sporów z kontrahentami,
- chaosu organizacyjnego.
Najczęściej problem nie wynika z działania systemu, lecz z braku odpowiednich procedur w firmie.
Kto ponosi odpowiedzialność?
To pytanie pojawia się bardzo często. Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro współpracują z biurem rachunkowym, odpowiedzialność za odbiór faktur automatycznie przechodzi na księgowych. Nie zawsze tak jest.
Zakres obowiązków biura rachunkowego zależy od zawartej umowy oraz udzielonych uprawnień.
Jeżeli przedsiębiorca nie zapewni odpowiedniej organizacji procesu, nie wyznaczy osób odpowiedzialnych lub nie nada właściwych uprawnień, ryzyko pozostaje po jego stronie.
Dlatego przed wdrożeniem KSeF warto dokładnie przeanalizować:
- kto odbiera faktury,
- kto codziennie monitoruje system,
- kto odpowiada za zastępstwo,
- kto przekazuje dokumenty do dalszego obiegu,
- jakie obowiązki wykonuje biuro rachunkowe.
Jak zabezpieczyć firmę?
Najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie prostych procedur. W praktyce warto:
Wyznaczyć właściciela procesu. Jedna osoba powinna odpowiadać za codzienne monitorowanie KSeF.
Zapewnić zastępstwo. Nieobecność pracownika nie może powodować zatrzymania obiegu dokumentów.
Zweryfikować pełnomocnictwa. Sprawdź, kto posiada dostęp do systemu oraz czy zakres uprawnień odpowiada rzeczywistym obowiązkom.
Opisać obieg dokumentów. Każdy powinien wiedzieć:
- kto odbiera faktury,
- kto je akceptuje,
- kto przekazuje do księgowości,
- kto odpowiada za płatności.
Regularnie kontrolować proces. Nawet najlepiej przygotowana procedura wymaga okresowej weryfikacji.
Checklista dla przedsiębiorcy
Przed obowiązkowym korzystaniem z KSeF odpowiedz na pięć pytań:
- Czy wiem, kto codziennie sprawdza KSeF?
- Czy wyznaczyłem zastępstwo?
- Czy zakres obowiązków biura rachunkowego jest jasno określony?
- Czy odpowiednie osoby mają wymagane uprawnienia?
- Czy w firmie istnieje opisana procedura obiegu faktur?
Jeżeli na choć jedno z tych pytań odpowiedź brzmi „nie”, warto uzupełnić te elementy jeszcze przed rozpoczęciem obowiązkowego korzystania z KSeF.
Podsumowanie
KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur. Zmienia również sposób organizacji pracy w przedsiębiorstwie.
Największym zagrożeniem nie jest sam system informatyczny, lecz brak odpowiedzialności, procedur i jasno określonych obowiązków.
Dobrze przygotowana organizacja pozwala ograniczyć ryzyko błędów, usprawnić współpracę z biurem rachunkowym i zapewnić terminowy obieg dokumentów.
Chcesz sprawdzić, czy Twoja firma jest przygotowana do pracy z KSeF? Umów konsultację — przeprowadzimy audyt procesów, uprawnień i odpowiedzialności jeszcze przed wdrożeniem obowiązkowego systemu.